إتقان اللغة الإنجليزية في الأعمال: الفرق بين اللغة الدبلوماسية والمباشرة

في عالم الأعمال السريع، القدرة على التواصل بفعالية هي المفتاح، خاصة أثناء الأزمات. إن اختيار الكلمات بعناية في المواقف الحرجة إما أن يساعد في حل المشكلة أو يؤدي إلى تصعيد التوترات. عندما تكون المشاعر متأججة، من الضروري أن توازن بين كونك دبلوماسيًا وكونك مباشرًا، فلكل أسلوب من هذه الأساليب دور معين، وفهم متى يجب استخدام كل منها يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في إدارة الأزمات في العمل.

كما يمكنك التعرف على :- أهم العبارات المستخدمة في الرسائل الإلكترونية (الجزء الأول)

 

أهمية اللغة الدبلوماسية

اللغة الدبلوماسية لتلطيف الرسائل وجعلها أكثر قبولًا ولتقليل احتمال إساءة الفهم أو إثارة الغضب. هذه اللغة مهذبة، ومتحفظة، وغالبًا ما تكون غير مباشرة. هذا النوع من اللغة يكون مفيدًا بشكل خاص عند التعامل مع المواقف الحساسة، مثل الحوادث أو الأخطاء في مكان العمل.

تخيل أنك تحتاج إلى إبلاغ رئيسك عن حادث خطير، فإذا قلت له مباشرةً “There’s been a bad accident” (حصل حادث سيئ) فسيكون أسلوبك قاسيًا أو صريحًا جدًا. بدلاً من ذلك، يمكن أن يساعد استخدام لغة أكثر دبلوماسية على تخفيف الصدمة. على سبيل المثال:

• “It seems that there’s been quite a bad accident” (يبدو أن هناك حادث سيئ نوعًا ما).

هنا، استخدام “It seems” (يبدو) يشير لحالة من عدم اليقين، مما يقلل من حدة الرسالة. كلمات أخرى مثل “perhaps” (ربما) أو “apparently” (على ما يبدو) تترك نفس الانطباع.

 

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك بإضافة كلمات منمقة مثل:-

1. “quite” (نوعًا ما)
2. “rather” (إلى حد ما)
3. أو “a bit” (قليلًا)

أن تساعد في تخفيف حدة الموقف. على سبيل المثال:

• قول “This is quite urgent” (هذا الأمر عاجل نوعًا ما) بدلاً من “This is urgent” (هذا عاجل)

يجعل الأمر يبدو أقل إلحاحًا مما هو عليه. هذه الاستراتيجية تساعد في إدارة الحالة العاطفية للجمهور ومنع الذعر.

 

استخدام الأسئلة لتلطيف النقد

في بيئة الأعمال، هناك أوقات قد تحتاج فيها إلى انتقاد قرار أو إجراء. ولكن كونك صريحًا بشكل مفرط قد يؤدي إلى خلاف أو استياء، هنا يأتي دور الأسئلة. بدلاً من قول “You made a bad decision” (اتخذت قرارًا سيئًا)، يمكنك أن تسأل: 

“?Are we sure this is the best approach” (هل نحن متأكدون أن هذا هو النهج الأفضل؟).

هذا الأسلوب يدعو إلى النقاش بدلاً من إلقاء اللوم. يمكن لأسئلة مثل:

• “?Wouldn’t it be better to reconsider this” (ألن يكون من الأفضل إعادة النظر في هذا؟)
• أو “?Shouldn’t we explore other options” (أليس من الأفضل أن نستكشف خيارات أخرى؟)

أن تمثل بدائل دبلوماسية تشجع على التعاون.

بدء الأسئلة بـ”would” (هل لك أن ..) أو “wouldn’t” (ألن يكون ..) طريقة فعالة للحديث بنبرة أكثر تهذيبًا. هذا النوع من اللغة يعزز التواصل المفتوح ويقلل من خطر رد الفعل الدفاعي، وهو أمر بالغ الأهمية عند إدارة فريق أثناء أزمة.

 

متى يجب استخدام الأسلوب المباشر

في حين أن الدبلوماسية مهمة، هناك أوقات يكون من الأفضل فيها أن تكون مباشرًا. في الأزمات، يكون من الضروري أحيانًا أن تكون الرسائل واضحة وعاجلة. على سبيل المثال:- إذا كنت لا تريد أن يتحدث موظف مع وسائل الإعلام بعد حادث

• قولك: “It might not be a good idea to talk to the media” (قد لا يكون من المناسب التحدث إلى وسائل الإعلام) يترك مجالًا للتأويل.
• بدلاً من ذلك، قولك: “Don’t talk to the media” (لا تتحدث مع وسائل الإعلام) لا يترك مجالًا للمواربة.

اللغة المباشرة ضرورية أيضًا عند إعطاء التعليمات في المواقف التي لا تحتمل التأخير، فإذا كنت بحاجة إلى إتمام مهمة بكفاءة، فإن اللغة غير المباشرة قد تسبب التباسًا أو تأخيرًا.

فكر في هذا السيناريو: تريد من موظف أن يفحص الآلات، يصلح أي مشاكل، ثم يقدم تقريرًا.

• إذا قلت: “Maybe we should have a little look at the machinery” (ربما يجب أن نلقي نظرة على الآلات)، قد لا يفهم الموظف مدى استعجالك وقد لا ينتبه لأبعاد المهمة.
• بدلاً من ذلك، قول “First, inspect the machinery. Then fix any problems and file a report” (أولاً، افحص الآلات. ثم أصلح أي مشاكل وقم بتقديم تقرير) يوفر تعليمات واضحة خطوة بخطوة.

 

الجمل التوجيهية تكون في كثير من الأحيان على شكل جملة بصيغة الأمر (imperative)، وهي جمل لا تحتوي على فاعل،

1. مثل “Fix the problem” (أصلح المشكلة)
2. أو “Tell me what happened” (أخبرني بما حدث).

الجمل الإلزامية (الجمل التي تكون بصيغة الأمر) هي جمل مباشرة وليست دبلوماسية، وهذا هو بالضبط ما تحتاجه في هذه الحالات.

مقترح لك خصيصا:- 15 عبارة أساسية في الإنجليزية للأعمال

 

تحقيق التوازن بين الدبلوماسية والمباشرة

إذن، كيف تعرف متى تكون دبلوماسيًا ومتى تكون مباشرًا؟ الأمر يعتمد على الموقف، فاللغة الدبلوماسية مفيدة عندما تحتاج إلى حماية مشاعر الآخرين، تجنب الصراع، أو بناء الثقة. على سبيل المثال، عند تقديم معلومات حساسة أو إعطاء ملاحظات، يمكن أن تساعد الدبلوماسية في منع التصعيد والحفاظ على الحوار البنّاء.

من ناحية أخرى، اللغة المباشرة تظهر الجدية والإلحاح، وذلط في المواقف الحرجة كحالات الطوارئ أو عندما تكون هناك حاجة لاتخاذ إجراءات واضحة، فلا مجال للغموض عندئذٍ. اللغة المباشرة تضمن أن تُنجز المهام بكفاءة ودقة.

المفتاح لإتقان التواصل في العمل هو معرفة متى يجب التبديل بين هاتين الطريقتين. في بعض الحالات، قد يكون من الضروري استخدام مزيج من الاثنين. على سبيل المثال

يمكنك بدء الحديث بمقدمة دبلوماسية ثم تنتقل بعدها إلى سرد تعليمات مباشرة، فهذا يُظهر احترامًا للمستمعين مع ذكر ما يجب فعله بوضوح.

 

الخلاصة: تكييف لغتك وفقًا للوضع

سواء كنت تدير فريقًا خلال أزمة أو تتفاوض في موقف حرج، فإن قدرتك على التواصل بفعالية أمر حاسم. استخدامك للأسلوب الدبلوماسي والمباشر بالتبادل اعتمادًا على السياق لن يساعدك فقط في تجنب سوء الفهم، بل سيضمن أيضًا تفاعلات أكثر سلاسة. تذكر أن المديرين الجيدين للأزمات لا يعتمدون على أسلوب واحد في التواصل، وإنما يهذبون أسلوبهم حسب الموقف، ليحققوا بذلك التوازن بين الدبلوماسية والوضوح.

من خلال إتقان هذه المهارة، يمكنك تعزيز علاقات أفضل، وتقليل الخلافات، وضمان تنفيذ المهام بشكل صحيح في أي بيئة عمل.