تُعتبر الرسائل الإلكترونية أداة أساسية لنقل المعلومات بوضوح وفعالية في عالم التواصل المهني. هناك بعض العبارات الشائعة التي تُستخدم في الرسائل الإلكترونية لضمان أن تكون الرسالة مهذبة ومختصرة، وتحصل من خلالها على الاستجابة المطلوبة، فإن فهم هذه العبارات ومعرفة معانيها ومتى تُستخدم يمكن أن يُحسّن بشكل كبير من مهاراتك في كتابة الرسائل الإلكترونية. في هذا المقال، سنستعرض بعضًا من أكثر العبارات استخدامًا في الرسائل الإلكترونية، مع توضيح معانيها وكيفية استخدامها في السياق.
1. “I am writing to you with regards to”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لتقديم الموضوع أو الغرض من رسالتك الإلكترونية، حيث تنبه المُستلم إلى الموضوع الرئيسي للرسالة.
مثال:“أكتب إليك بخصوص الاجتماع القادم للمشروع.”
“.I am writing to you with regards to the upcoming project meeting”
2. “I wanted to let you know that”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لإعلام المُستلم بشيء مهم أو لمشاركة معلومات.
مثال: “أردت إخبارك بأن التقرير سيكون جاهزًا بحلول يوم الجمعة.”
“.I wanted to let you know that the report will be ready by Friday”
3. “Your action is needed regarding”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة للإشارة إلى أن المُستلم بحاجة إلى اتخاذ إجراء بشأن مسألة معينة.
مثال:” من الضروري أن تتخذ إجراء للتصديق على ميزانية الربع القادم.”
“.Your action is needed regarding the budget approval for next quarter”
4. “Thank you for getting back to me so quickly”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة للتعبير عن الشكر للمُستلم على الرد بسرعة.
مثال: “شكرًا لك على الرد السريع بشأن تفاصيل العقد.”
“.Thank you for getting back to me so quickly on the contract details”
5. “In response to your request for…”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لتقديم رد على طلب معين من المُستلم.
مثال:“ردًا على طلبك لمزيد من المعلومات حول خدماتنا، يُرجى الاطلاع على الكتيب المرفق.”
“In response to your request for more information about our services, please find the attached brochure.”
6. “I apologize for the delay in my response”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة للاعتراف بالاعتذار عن التأخير في الرد.
مثال:“أعتذر عن التأخير في الرد، ولكنني أردت التأكد من حصولي على جميع المعلومات الضرورية.”
“I apologize for the delay in my response, but I wanted to ensure I had all the necessary information.”
7. “I hope all is well”
المعنى: هذه طريقة مهذبة وودية لبدء رسالة إلكترونية، تأمل فيها أن يكون المُستلم بخير.
مثال:“آمل أن تكون أنت وفريقك بخير.”
“.I hope all is well with you and your team”
8. “…It would be greatly appreciated if you could”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لطلب شيء بأدب، مع التأكيد على أهمية تنفيذ المهمة المطلوبة.
مثال:“الرجاء مراجعة المستند المرفق وتقديم ملاحظاتك فضلًا .”
“It would be greatly appreciated if you could review the attached document and provide your feedback.”
9. “…Would you kindly respond by”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لطلب رد بحلول تاريخ أو وقت معين.
مثال:“هلّا تفضلت بإخبارنا بمواعيدك المتاحة بحلول نهاية الأسبوع؟”
“Would you kindly respond by the end of the week regarding your availability?”
10. “Please let me know what your thoughts are on this”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لدعوة المُستلم لتقديم آرائه أو ملاحظاته.
مثال:“يرجى إبلاغي بملاحظاتك على هذا الاقتراح.”
“Please let me know what your thoughts are on this proposal.”
11. “Please let me know if I have the green light on this”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لطلب الموافقة أو التأكيد للبدء في تنفيذ مهمة أو مشروع.
مثال:“يرجى إبلاغي إذا كان بإمكاني البدأ في تنفيذ الحملة التسويقية الجديدة.”
“Please let me know if I have the green light on this new marketing campaign.”
12. “…Could you please send me further details regarding”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لطلب معلومات إضافية أو توضيح.
مثال:“هل يمكنك إرسال مزيد من التفاصيل بشأن جدول المؤتمر؟”
“Could you please send me further details regarding the conference schedule?”
13. “…It may serve you to know”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لتقديم معلومات قد تكون مفيدة للمُستلم.
مثال:“قد يفيدك معرفة أن الاجتماع قد أجِّل إلى الاثنين القادم.”
“It may serve you to know that the meeting has been rescheduled to next Monday.”
14. “Please see the following attachments”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لتوجيه انتباه المُستلم إلى المستندات أو الملفات المرفقة.
مثال:“يرجى الاطلاع على المرفقات التالية للحصول على آخر تحديثات المشروع.”
“Please see the following attachments for the latest project updates.”
15. “I’d like to schedule a meeting for… on…”
المعنى: تُستخدم هذه العبارة لاقتراح تاريخ ووقت محددين لعقد اجتماع.
مثال:“أود عقد اجتماع يوم الثلاثاء المقبل في الساعة الـ 10 صباحًا.”
“I’d like to schedule a meeting for next Tuesday at 10 AM.”
ختاما (In conclusion)
هذه العبارات الخاصة بالرسائل الإلكترونية هي أدوات أساسية للتواصل الفعّال في بيئة العمل. من خلال فهم معانيها ومعرفة متى تستخدمها، يمكنك كتابة رسائل إلكترونية تكون واضحة ومهذبة، وفعالة في الحصول على الاستجابة المطلوبة.