إن التعامل مع مدير صعب، خاصة عند التواصل بلغة ثانية، قد يكون تحديًا كبيرًا. من الطبيعي أن يسبب لك شعورًا بالتوتر أو الإرهاق، ولكن باستخدام الاستراتيجيات المناسبة، يمكنك التغلب على هذه المواقف بثقة. إليك ست طرق أساسية لمساعدتك على التعامل مع نفاد الصبر أو الإحباط من مديرك، أو تجديد الثقة عند التواصل معه.
تعرف على أهم أسرار كتابة سيرة ذاتية متميزة في بيئة الأعمال
1- التنفس ومنح نفسك الوقت
عندما يبدأ مديرك في فقدان صبره، من الطبيعي أن تشعر بالتوتر وتفقد تسلسل أفكارك. أفضل طريقة للتعامل مع ذلك هي التنفس العميق لبضع ثوانٍ لتهدئة نفسك. يمكنك أيضًا استخدام عبارة قصيرة لكسب بعض الوقت وترتيب أفكارك سريعًا.
جرّب قول:
“That’s an interesting question. Give me just a second to think about it”
بمعنى : “هذا سؤال مثير للاهتمام. أعطني ثانية فقط لأفكر فيه”
هذه العبارة تعطي للآخرين انطباعًا بأنك تستعد للرد بينما تمنح نفسك لحظة إضافية للتفكير وتجميع الأفكار. إذا كنت تشعر بالضغط للإجابة فورًا، جرب الوقوف عند نقطة توقف صغيرة. قد تشعر بعدم الراحة لأول مرة، لكن التوقف المؤقت يتيح لك وقتًا للتنفس والتركيز، مما يسهل عليك التعبير بوضوح وبتأني.
2- البدء بالنقطة النهائية
إذا كان مديرك كثيرًا ما يظهر نفاد الصبر، حاول أن تبدأ بالهدف الرئيسي من حديثك قبل التوسع في التفاصيل. كن موجزًا في توضيح أفكارك.
على سبيل المثال، إذا كنت تشرح عملية تتعلق بمشروع، ابدأ بـ:
“.The main goal of this project is to improve our customer service response time by 20%”
بمعنى : “الهدف الرئيسي من هذا المشروع هو تحسين وقت استجابتنا لخدمة العملاء بنسبة 20%.”
ثم اشرح الخطوات. هذا يتيح لمديرك فهم الفكرة الأساسية منذ البداية ويساعد في تقليل احتمالية الإحباط.
3- استخدام الكتابة لتوضيح أفكارك
في بعض الأحيان، قد يكون من الصعب توضيح الأفكار المعقدة في الحال. إذا شعرت أن مديرك غير صبور، يمكنك طلب الرد كتابيًا
بطريقة مهذبة تقول:
“?I’d like to explain this thoroughly. Would it be okay if I summarize my thoughts in an email this afternoon”
بمعنى : أود توضيح هذا بشكل كامل. هل يمكنني تلخيص أفكاري في رسالة إلكترونية بعد الظهر؟”
الكتابة تساعدك على تنظيم الأفكار بدون ضغط للإجابة فورًا. لكن تذكر أن هذه الطريقة فعالة في الموضوعات غير العاجلة.
4- طرح الأسئلة التوضيحية
التواصل الواضح يقلل من احتمالية سوء الفهم. استخدام الأسئلة التوضيحية يظهر اهتمامك واستماعك الفعال.
اسأل أسئلة مثل
“Just to clarify, are you asking me to…?”
بمعنى : “للتوضيح فقط، هل تطلب مني…؟” أو
“I’d like to ensure I understand correctly. Did you mean…?”
بمعنى : “أود التأكد من أنني أفهم بشكل صحيح. هل تقصد…؟”
تساعد هذه الأسئلة في تأكيد فهمك لما يقصده مديرك، وتقلل من احتمالية الإحباط الناتج عن سوء الفهم.
إذا كنت تشعر أن طرح الأسئلة يجعل مديرك أكثر إحباطًا، جرب إعادة صياغة الحديث (كما في الاستراتيجية التالية).
5- إعادة صياغة الحديث لإظهار النية
إذا شعرت أن مديرك يتململ من طرحك للأسئلة، حاول إعادة صياغة الحديث، وركز على رغبتك في تلبية توقعاته. بدلًا من أن تبدأ بطرح الأسئلة
جرب قول شيء مثل:
“To be sure I deliver the analysis exactly as you need, I’d like to ask two quick questions.”
بمعنى : “للتأكد من أنني أقدم التحليل تمامًا كما تريد، أود طرح سؤالين سريعين.”
بالتركيز على رغبتك في تحقيق نتائج مرضية، تجعل المدير أكثر تقبلًا للإجابة على الأسئلة.
يمكنك الاطلاع على : حيل سريعة وسهلة لتحسين لغتك الإنجليزية في مجال الأعمال
6- معالجة المشكلة بشكل مباشر عند الضرورة
إذا جربت جميع الاستراتيجيات السابقة ولا تزال تشعر بأن مديرك يتجاهلك أو يُظهر إحباطًا، يمكنك معالجة المشكلة بشكل مباشر. قد يكون السبب في عدم صبره شيئًا لا يتعلق بك شخصيًا.
إذا شعرت أن ذلك يؤثر على قدرتك على التواصل بفعالية، اطلب اجتماعًا فرديًا لمناقشة الموضوع
أرسل رسالة بسيطة مثل:
“I’ve noticed some difficulty in communicating my thoughts clearly. Would you mind sparing a few minutes to meet with me and help me understand how I can best communicate my thoughts to you?”
بمعنى : “لقد لاحظت صعوبة في توضيح أفكاري بوضوح. هل تمانع في تخصيص بضع دقائق للقاء معي لمساعدتي في فهم كيفية التواصل معك بأفضل طريقة ممكنة؟”
خلال الاجتماع، أوضح نيتك لفهم توقعاته، مما يفتح الباب أمام حوار بناء.
تلخيص النقاط
بتنفيذ هذه الاستراتيجيات، يمكنك خلق بيئة عمل أكثر إيجابية والتواصل بثقة أكبر مع مديرك. إليك ملخصًا سريعًا:
- التنفس ومنح نفسك الوقت – خذ لحظة لتهدئة نفسك باستخدام عبارة بسيطة.
- البدء بالنقطة النهائية – وضّح فكرتك الأساسية قبل التوسع في التفاصيل.
- استخدام الكتابة عند الضرورة – اطلب الرد كتابيًا إذا كان مناسبًا لتنظيم أفكارك.
- طرح الأسئلة التوضيحية – تأكد من فهمك وتجنب سوء الفهم.
- إعادة صياغة الحديث – ركز على رغبتك في تحقيق أفضل نتيجة.
- معالجة المشكلة بشكل مباشر – اطلب اجتماعًا إذا لزم الأمر لتحسين التواصل.
استخدام هذه الاستراتيجيات يساعدك في تطوير نهج أكثر ثقة وفعالية عند مواجهة محادثات صعبة، حتى إذا كان مديرك يبدو صعب التعامل معه.