كتابة بريد إلكتروني رسمي قد تكون مهمة صعبة، خاصةً عند مراسلة شخص لا تعرفه جيدًا أو في سياقات مهنية. سواء كنت تتقدم لوظيفة، أو تتواصل مع جامعة، أو تراسل عميلًا محتملًا، فإن اتباع القواعد الـ12 التالية سيساعدك على ضمان أن بريدك الإلكتروني مكتوب بشكل احترافي وفعّال.
تعرف على نموذج cover letter احترافي
1. تجنب استخدام الرموز التعبيرية (Emoticons)
على الرغم من أن الرموز التعبيرية مثل الوجوه الضاحكة شائعة في الرسائل النصية غير الرسمية، إلا أنه لا مكان لها في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. استخدام الرموز التعبيرية قد يقلل من مستوى الاحترافية في رسالتك.
2. تجنب اختصارات الرسائل النصية (Texting Shortcuts)
الاختصارات مثل “u” بدلًا من “you” أو “r” بدلًا من “are” أو “ic” بدلًا من “I understand” غير مقبولة في الكتابة الرسمية. استخدم دائمًا الكلمات الكاملة وقواعد اللغة الصحيحة لترك انطباع إيجابي.
3. لا تستخدم العامية أو النكات (No Slang or Jokes)
العبارات العامية يجب استبدالها ببدائل رسمية مثل
| العبارة | البديل | الترجمة |
| “I screwed up” | “I made a mistake” | أخطأت |
| “I was zonked” | “I was exhausted”. | كنت منهكًا |
وبالنسبة للنكات، تجنبها تمامًا حيث قد يُساء فهمها غالبًا، خاصةً في المراسلات بين الثقافات المختلفة.
4. تجنب التعبيرات الاصطلاحية (Idioms)
التعابير الاصطلاحية يجب استبدالها بلغة واضحة مثل
| العبارة | البديل | الترجمة |
| “a piece of cake” | “very easy” | سهل جدًا |
| “the game plan” | “the strategy”. | الخطة |
5. الحد من استخدام الاختصارات (Contractions)
الاختصارات مثل “I’ll” بدلًا من “I will” أو “can’t” بدلًا من “cannot” تقلل من الرسمية في الرسالة. اختر دائمًا الأشكال الكاملة للحفاظ على نبرة احترافية.
6. تجنب الاختصارات غير الرسمية (Abbreviations)
اكتب العبارات مثل “ASAP” كاملة بـ “as soon as possible” (في أسرع وقت ممكن).
هذا يضمن وضوح الرسالة، خاصةً عند التواصل مع متحدثي الإنجليزية غير الأصليين.
7. كتابة عنوان موضوع واضح (Subject Line)
عنوان الموضوع الجيد يلخص محتوى الرسالة بشكل مختصر ومحدد. بدلًا من كتابة “Meeting” (اجتماع)، يمكنك كتابة “Request to Reschedule Monday’s Meeting” (طلب إعادة جدولة اجتماع يوم الاثنين).
8. استخدام تحيات وختام رسمي (Formal Salutations and Closings)
ابدأ بتحية رسمية و اختم بتحية ختامية مثل
| العبارة | الترجمة |
| “Dear Mr. Ali” | عزيزي السيد علي |
| “Dear Dr. Badr” | عزيزي الدكتور بدر |
| “Yours sincerely” | مع أطيب التحيات |
| “Best regards” | أطيب الأمنيات |
وتجنب الوداع غير الرسمي مثل “Take care” (اعتنِ بنفسك).
9. اختر كلمات دقيقة (Precise Words)
استبدل الكلمات العامة مثل “stuff” (أشياء) و”things” (أمور) بكلمات محددة مثل “materials” (مواد)، “equipment” (معدات)، أو “colleagues” (زملاء).
هذا يعزز وضوح رسالتك ويظهر احترافيتك.
10. استخدم التعابير الرسمية للتأكيد (Formal Intensifiers)
| العبارة | البديل | الترجمة |
| “really interested” | “extremely interested” | مهتم للغاية |
| “so grateful” | “sincerely grateful” | ممتن بصدق |
يمكنك قراءة المقال التالي : ما هي ال phrasal verbs
11. اختيار الأفعال الرسمية (Professional Verbs)
| العبارة | البديل | الترجمة |
| “fix the problem” | “resolve the issue” | حل المشكلة |
| “use new ideas” | “Implement new strategies” | تنفيذ استراتيجيات جديدة |
استخدام أفعال احترافية يعزز جودة رسالتك.
12. تجنب التكرار غير الضروري (Avoid Redundancies)
انتبه للتكرار مثل “return back” (العودة مجددًا). الكلمة الصحيحة هي “return” فقط.
مثال آخر: استبدل “progress forward” بـ “progress” فقط.
مثال على بريد إلكتروني مكتوب بشكل سيئ
Subject: Presentation
Body:
“Hey, Dalia,
Hope you are good 🙂. My flight to London is all messed up, so I’ll be returning back on Wed. Can you send my presentation to the guys in engineering ASAP? Thanks. Take care, G.”
النسخة المعدّلة
Subject: Request to Share Presentation with Engineering Team
Body:
“Dear Mr. Samy,
I hope this email finds you well. My flight to London has been delayed, and I will return on Wednesday. Could you please send my presentation to the engineering team as soon as possible?
Thank you for your assistance.
Best regards,
George”
لماذا يجب اتباع هذه القواعد؟
اتباع هذه القواعد عند كتابة البريد الإلكتروني يضمن أنك تبدو محترفًا وتكسب ثقة القارئ.
كل تفصيل – من تجنب اللغة غير الرسمية إلى كتابة عنوان موضوع واضح – يساعد في جعل رسالتك مفهومة فتؤخذ على محمل الجد.
مارس الكتابة لتحسين مهاراتك
لتطوير مهاراتك، راجع دروسًا أكثر تفصيلًا حول موضوعات مثل كتابة سطور الموضوع الرسمية أو استخدام التعبيرات الرسمية.
مع الممارسة المستمرة، ستصبح كتابة الرسائل الرسمية أمرًا سهلًا وبسيطًا بالنسبة لك.
ويمكنك تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني بشكل أكبر من خلال شراء كتابنا الأكثر مبيعًا في Business English عبر هذا الرابط All Countries – English Masters Store. ابدأ الآن وارتقِ بمهاراتك إلى المستوى التالي!
